وقتی افراط در مدیریت زمان کار دستتان می‎دهد!

به گزارش رویداد برتر، روزنامه «جوان» نوشت: نویسنده یادداشت که از دیرباز از مدافعان مدیریت موثر زمان بوده، معتقد است جایگزینی زمان ذهنی به جای زمان عینی می تواند راه حلی برای این مشکل باشد. او راه انجام این تعویض را با سه امتیاز توضیح می دهد.

تلاش برای مدیریت زمان مادام العمر

در سال 2019 به بن بست رسیدم. از نظر ظاهری، زندگی حرفه ای من موفق بود، خانواده ام خوشحال بودند، و به نظر می رسید من رویاهایی داشتم، اما دیگران من را در حال مبارزه با بی خوابی مزمن، سوء تغذیه، گرفتگی گردن و عدم تعادل هورمونی بسیار ناراحت کننده ندیدند. بعداً مشخص شد که از قضا، مدیریت زمان مقصر بوده است.

در تمام عمرم مبلغ مدیریت زمان بوده ام و هر جا که بتوانم به دنبال بهره وری و ترفندهای زمان بوده ام. در زندگی خصوصی، کارهای روزانه ام را طوری برنامه ریزی می کردم که وقتی می خواستم رانندگی کنم، فقط به راست بپیچم و سر چهارراه گیر نکنم. خانه‌ای با فاصله کمی بین قسمت‌های مختلف آشپزخانه خریدم تا بتوانم آن را به نحو احسن بپزم و تمیز کنم، حتی هر روز هفته صبحانه و ناهار یکسانی می‌خورم (بیشتر اوقات با عجله پشت میز آشپزخانه) تا زمان را به حداقل برسانم. صرف وعده های غذایی ..

در مسیر کارم به دلیل علاقه به درک کارکرد زمان، پروژه تحقیقاتی خود را به این موضوع اختصاص داده ام. تا آنجا که می توانستم، در مورد اینکه مردم چگونه زمان را می بینند و از آن استفاده می کنند، مطالعه کردم. تحقیقات در مورد مزایای مدیریت زمان، فعالیت هایی مانند شروع روز با مهمترین کار را پیشنهاد می کند. برای کارهای مختلف وقت گذاشتم، صبح نوشتم و بعد از ظهر به بحث رفتم. من از یک پنکه پومودورو برای تمرکز استفاده کردم و 25 دقیقه کار و پنج دقیقه استراحت را به طور متناوب انجام دادم. بیشتر اوقات من از یک جستجوگر زمان استفاده می کردم تا زمان خود را بررسی کنم و آن را با نحوه گذراندن آن مقایسه کنم. تقویم من برای دقیقه در هر دقیقه از هفته برنامه ریزی شده بود و زمان تلف شده صفر بود.

به عنوان یک کارگر سخت، سخت کار کردم تا بازدهی بیشتری داشته باشم زیرا می‌خواستم از نظر حرفه‌ای موفق باشم، اما می‌خواستم امرار معاش کنم. تحقیقات به وضوح اهمیت استراحت و روابط اجتماعی را برای سلامتی نشان می دهد. برای گنجاندن این موارد در برنامه‌ام، یک هفته دیوانه‌وار کار کردم تا از تمرینات عصر و آخر هفته اجتناب کنم، بنابراین هر سال به امید اجتناب از خطر مضاعف حمله قلبی، خودم را مجبور می‌کردم آن را ترک کنم. متأسفانه هیچ وقت بعدازظهرها، آخر هفته ها و مسافرت ها از ذهنم خارج نمی شدم و ساعات کارم خیلی شلوغ بود، اما چون از کارم و از تک تک دقیقه های وقت آزادم نهایت استفاده را می بردم، کارآمد بودم.

مدیریت زمان کار به من داد

اما یک راز شوم در اعماق داستان وجود داشت. سلامتی ام بدتر می شود. چند دکتر با حرکات آرامی گفتند که فهرست بیماری های من همه نشان دهنده استرس روانی و تنش در بدن من است. من مقاومت کردم: «اما بسیاری از مردم سخت‌تر از من کار می‌کنند. – من خیلی کارآمدم! اما در ژانویه 2019، چیزی ناگهان شکست. نتوانستم بنویسم. نمی توانستم فکر کنم. با تعجب به کامپیوترم خیره شدم، از ترس اینکه مبادا نتوانم کارم را انجام دهم. کاری که سال ها دوست داشتم و روی آن کار کردم بسیار سخت به نظر می رسید. بدتر از آن، کار بی ارزشی به نظر می رسید، یک سری کارهای برنامه ریزی شده که برای همیشه ادامه داشت. یک مقاله را زودتر ویرایش کنید، به جلسه کمیته بروید، برای کلاس آماده شوید، تدریس کنید، به ایمیل ها پاسخ دهید، تکرار کنید. انگار در جستجوی کارایی و اثربخشی گم شده بودم، اما با خیره شدن به صفحه لپ تاپ اتفاق عجیبی افتاد. در حالی که می خواستم مقاله ای بنویسم، ناگهان یک گزارش ویژه پیدا کردم و آن گزارش را دریافت کردم. مقاله ای که من با پروفسور کارن یانسن نوشتم مروری بر تحقیقات سازمانی در مورد زمان ذهنی بود. تجربه فردی یا اجتماعی از گذشته، حال و آینده. در مقایسه با زمان عینی که زمان خارج از فرد را با استفاده از ساعت و تقویم اندازه گیری می کند، زمان ذهنی شامل تجربه درونی و شخصی زمان می شود. این نوع زمان ذهنی نشان می دهد که مردم چگونه زمان را درک می کنند، آن را تفسیر می کنند و در ذهن خود در زمان سفر می کنند و از خاطرات و پیش بینی ها برای یافتن معنا در زمان حال استفاده می کنند. “این مطالعه به ما آموخته است که وسواس مدیریت عینی زمان سه درس مهم را پنهان می کند که می توان از مفهوم زمان ذهنی آموخت.”

هر زمان عینی یک تعبیر ذهنی دارد

اولاً ماهیت عینی زمان کاملاً با زمان ذهنی در هم آمیخته است، اما این واقعیت تشخیص داده نمی شود. اکثر مردم فکر می کنند که جلسات باید برای ساعت 9 صبح یا 9:30 صبح برنامه ریزی شود، یا اینکه روز کاری از 8 صبح تا 5 بعد از ظهر طول می کشد. با این وجود، اینها سازه های اجتماعی هستند که در شرایط خاص می توان از آنها اجتناب کرد. اگر کسی به یک جلسه 20 دقیقه ای نیاز دارد، چرا یک تقویم 30 دقیقه ای رزرو کنید؟ یا اگر شخصی برای رفع خستگی بعد از ظهر به استراحت بیشتری نیاز دارد، چه اهمیتی دارد که برای زنگ ناهار معمولی برنامه ریزی نشده باشد؟ سوالاتی از این دست دیدگاه بسیار محدود من را در مورد مدیریت زمان زیر سوال برده و من را متقاعد کرده است که طرح های زمانی یا “قوانین زمان” خود را کنار بگذارم. دیدگاه های ثابت در مورد زمان انجام کارها و مدت زمان انجام هر کار.

مهلت ها نمونه دیگری از تفسیر ذهنی از زمان عینی است. بسیاری از تاریخ هایی که ما “واقعی” می دانیم، همه واقعی نیستند. در عوض، جلسات داستان‌هایی هستند که توسط جامعه برای برنامه‌ریزی کار و هماهنگی با دیگران ایجاد می‌شود. من متوجه شده ام که تکمیل یک کار در یک تاریخ خاص یا پاسخ به یک درخواست در یک محدودیت زمانی اغلب به دلیل مهلت های قراردادی است.

فرض اصلی این است که زمان آنقدر که ما فکر می کنیم عینی نیست. زمان در درجه اول یک تفسیر ذهنی است و این باعث ایجاد خطا در مدیریت زمان می شود مگر اینکه به سازه های ذهنی زمانی که در آن زندگی و خلق می کنیم توجه کنیم.

رویدادهای ذهنی به اندازه ساعات عینی مهم هستند

درس مهم دیگری که می توانیم از تحقیق ذهنی زمان بیاموزیم این است که چگونه یک رویداد را به جای ساعت یا تقویم بر اساس زمان قرار دهیم. کارها یا کارگاه‌ها معمولاً در زمان‌های خاصی برنامه‌ریزی می‌شوند، مانند زمان استراحت ناهار، اما ممکن است جالب‌تر باشد که ریتم خود را بر اساس رویدادها قرار دهید تا زمان (مثلاً زمان: ما از ساعت 8 صبح شروع به کار می‌کنیم و ظهر برای ناهار توقف می‌کنیم). . کار مبتنی بر رویداد به نفع کار بین کار و برنامه است (به عنوان مثال، شروع کار زمانی که فرد آماده است و توقف در زمانی که نیاز به استراحت دارد). در نظر گرفتن وظایف کاری مانند رویدادهای طبیعی نه تنها کارایی را بر کارایی اولویت می دهد، بلکه باعث افزایش درک کنترل زمان و لذت بردن از کارها می شود.

به دلیل دور شدن از برنامه ثابت، دیگر انتظار نداشتم ساعات مشخصی را صرف کار کنم. بتدریج احساس رضایت از اینکه قبل از رفتن به کار بعدی به کارها رسیدگی کرده بودم احساس رضایت می کردم و این باعث می شد بدون توجه به زمان، کاملا تحت تاثیر کار قرار بگیرم. این تجربه بیشتر به عنوان “غرق شدن” شناخته می شود. غرق شدن نه تنها مولدتر است، بلکه رضایت بخش تر است، زیرا فرد لحظه کامل و مزایای توجه آگاهانه را تجربه می کند.

معنای ذهنی فراتر از برنامه ریزی عینی است

در نهایت، تحقیقات نشان می دهد که وقتی مردم زمان ذهنی را در ذهن خود درک، تفسیر و سفر می کنند، اساساً به دنبال معنا هستند. بر خلاف زمان عینی، معنای زمان ذهنی از ساعت ها و روزهایی که فرد هدفمند و مهم می گذراند ناشی می شود. صرف زمان برای فعالیتی مرتبط با هویت پایدار یک فرد – مانند نوشتن مقاله ای در مورد تجربیات گذشته به نفع خوانندگان آینده – نسبت به صرف زمان برای یک کار کم هدف، مانند نوشتن گزارش هزینه، پاداش بیشتری دارد. نیازی به گفتن نیست که هر دو فعالیت باید انجام شوند، اما دومی نیروی کار فرد را کاهش می دهد، در حالی که فعالیت معنادارتر خود به دلیل تجربه الهام بخش کار معنادار انرژی تولید می کند. در نتیجه، می‌توانم فعالیت‌هایی را برنامه‌ریزی کنم که اگر انرژی یا دقایق کمتری بین جلسات داشته باشم، معنای کمتری داشته باشد و بتوانم مهم‌ترین و مهم‌ترین وظایف را در اولویت قرار دهم.

سفری به مدیریت ذهنی زمان

مهمترین نتیجه من از تحقیقاتم در مورد زمان ذهنی این بود که مدیریت زمان دیگر دوست من نیست، گاهی اوقات دشمن من است. به جای تمرکز بیش از حد بر اثربخشی زمان عینی، باید تصویری ذهنی از تجربه کلی زمان پیدا می‌کردم. بدون از دست دادن مزایای مدیریت زمان، خودم را به چالش کشیدم تا به زمان عینی از دریچه یک طرز فکر نگاه کنم. به تدریج، آن را به عنوان مجموعه ای از رویدادهای ارزشمند دیدم تا یک برنامه ثابت. علاوه بر این، در تمام کارهایم از خودم پرسیده ام که این وظیفه در کجای اهداف و ارزش های من نهفته است. بنابراین من به دنبال معنا بودم تا کارایی. این تغییرات ذهنی به من کمک کرد که به دنبال یک تقویم کاملاً کاربردی نباشم و کارهای رضایت‌بخش‌تری را انجام دهم، اگرچه هیچ چیز بلافاصله در برنامه کاری من تغییر نکرد. به عنوان یک استاد دانشگاه، برنامه ام را نسبتاً خوب کنترل می کردم. در زندگی خصوصی‌ام، هنوز باید از خانواده‌ام مراقبت می‌کردم و برای ادامه درمان مشکلات مزمن سلامتی‌ام برای پزشکان وقت گذاشتم، اما برداشت و تفسیر من از این اتفاقات تغییر کرد. کم کم دیدم که زمان بی برنامه و فعالیت های آشفته فرصتی را برای من فراهم می کند تا در کارم خلاق باشم. در عرض چند ماه دوباره از کار و زندگیم لذت می بردم و سلامتی ام بهتر شده بود.

به راحتی می توان فهمید که چرا جوامع ما مملو از پیام هایی در مورد این واقعیت است که زمان یک منبع محدود است. این کالایی است که به جای هدر دادن باید درمان شود. البته، اگر به نظم بیشتری نیاز دارید، باید از انواع ترفندهای مدیریت زمان کارآمدتر استفاده کنید، اما برای برخی، مدیریت زمان مانعی برای کارایی و اثربخشی واقعی است. شاید برنامه روی سلامتی من تاثیر منفی گذاشته باشد، اما تجربه ذهنی زمان روند بهبودی را آغاز کرده است.

نقل و خلاصه در: وب سایت مترجم / نوشته ابی جی شیپ / ترجمه: علی امیری / مرجع: Harvard Business Review

انتهای پیام/