رد شدن فاکتور در سامانه مودیان
وقتی در سامانه مودیان فروشنده اقدام به ثبت و ارسال صورتحساب می نماید ممکن است صورتحساب ارسالی مورد تائید واقع نشود. رد شدن فاکتور میتواند توسط خریدار و یا سامانه مودیان صورت گیرد که هر یک بنا به دلایلی فاکتور را رد می کنند. در ادامه ی مقاله به دلایل رد شدن فاکتور که قطعا سوال خیلی از مودیان میباشدف بیشتر پرداخته می شود
در ابتدا توجه کنید که موقع ثبت صورتحساب اطلاعات را باید به درستی وارد کنید این مهم ترین قسمت از تکمیل صورتحساب می باشد.هرگونه خطا در اطلاعات فاکتور میتواند منجر به رد شدن آن شود که نه‌تنها باعث بروز مشکلات مالیاتی برای کسب‌وکارها می‌شود بلکه ممکن است موجب جریمه‌های مالیاتی نیز گردد. صورتحساب‌های رد شده به این معنا هستند که سازمان امور مالیاتی آنها را به رسمیت نمی‌شناسد در نتیجه نه به‌عنوان هزینه قابل قبول مالیاتی محسوب می‌شوند و نه اعتبار مالیاتی به خریدار تعلق می‌گیرد.
اگر بخواهیم به صورت مختصر به دلایل رد صورتحساب بپردازیم می توانیم عنوان کنیم عواملی مانند عدم تطابق اطلاعات فروشنده یا خریدار مغایرت در مبلغ یا مالیات عدم تأیید خریدار یا عبور از حد مجاز فروشنده می‌توانند منجر به عدم پذیرش صورتحساب در سامانه مودیان شوند. آگاهی از این دلایل و رعایت نکات مهم در هنگام ثبت صورتحساب میتواند از مشکلات مالیاتی و جریمه‌های احتمالی جلوگیری کند
دلایل رد شدن فاکتور در سامانه مودیان
هنگامی که یک صورتحساب الکترونیکی رد می‌شود خریدار نمی‌تواند از اعتبار مالیاتی آن استفاده کند و فروشنده نیز ممکن است مشمول جریمه‌های مالیاتی شود. در این بخش به اصلی‌ترین دلایل رد شدن فاکتور در سامانه مودیان پرداخته و توضیح می‌دهیم که چگونه می‌توان از این مشکلات جلوگیری کرد.
۱. مغایرت اطلاعات بین خریدار و فروشنده
یکی از دلایل رایج رد شدن صورتحساب در سامانه مودیان عدم تطابق اطلاعات خریدار و فروشنده است. اطلاعاتی مانند شناسه ملی کد اقتصادی شماره ثبت و نام شرکت باید کاملاً دقیق و منطبق با اطلاعات ثبت‌شده در سامانه مودیان باشد. اگر کوچک‌ترین اشتباهی در ورود این اطلاعات رخ دهد سازمان امور مالیاتی ممکن است فاکتور را رد کند.
چگونه از مغایرت اطلاعات جلوگیری کنیم؟
- قبل از صدور فاکتور اطلاعات خریدار و فروشنده را با داده‌های رسمی سامانه مودیان مطابقت دهید.
- از نرم‌افزار سامانه مودیان معتبر استفاده کنید که امکان بررسی خودکار اطلاعات را داشته باشند.
- در صورت تغییر اطلاعات مالیاتی کسب‌وکار (مانند تغییر نام یا شناسه ملی) بلافاصله اطلاعات را در سامانه مودیان به‌روز کنید.
۲. عدم تأیید فاکتور توسط خریدار
در سامانه مودیان پس از ثبت فاکتور توسط فروشنده خریدار باید آن را تأیید کند. اگر خریدار صورتحساب را در کارپوشه خود رد کند یا تأیید آن را انجام ندهد فاکتور در وضعیت نامعتبر قرار گرفته و سازمان مالیاتی آن را نمی‌پذیرد. این مشکل معمولاً در حالت رخ می‌دهد:
- خریدار به‌دلیل مغایرت در اطلاعات فاکتور آن را رد می‌کند.
چگونه از رد شدن فاکتور به دلیل عدم تأیید خریدار جلوگیری کنیم؟
- هنگام صدور صورتحساب تمامی جزئیات را با خریدار هماهنگ کنید تا نیازی به اصلاح یا رد فاکتور نباشد.
- از مشتریان و خریداران خود بخواهید که کارپوشه خود را به‌طور منظم بررسی کرده و فاکتورهای صادر شده را تأیید کنند.
۳. عبور از حد مجاز فروشنده در سامانه مودیان
سامانه مودیان برای هر کسب‌وکار یک حد مجاز فروش تعیین می‌کند که بر اساس سوابق مالیاتی و میزان فروش ثبت‌شده در سیستم مشخص می‌شود. اگر یک فروشنده در یک دوره مالی از حد مجاز تعیین‌شده عبور کند سامانه به‌صورت خودکار فاکتورهای جدید را رد خواهد کرد و این یکی از دلایل رد فاکتور در سامانه مودیان می باشد
چگونه از این مشکل جلوگیری کنیم؟
- حد مجاز فروش خود را در سامانه مودیان بررسی کنید و در صورت نیاز برای افزایش سقف فروش درخواست دهید.
- در صورتی که حجم فروش شما در حال افزایش است اطلاعات مالیاتی خود را به‌روز کرده و به سازمان امور مالیاتی اعلام کنید.
- اگر با محدودیت مواجه شدید بخشی از فاکتورهای خود را در دوره مالی بعدی صادر کنید.
۴. عدم فعال بودن کارپوشه فروشنده
کارپوشه هر مودی در سامانه مودیان بخش مهمی از فرآیند تأیید و ثبت فاکتورها است. اگر کارپوشه فروشنده به هر دلیلی غیرفعال باشد (مثلاً به‌دلیل عدم تمدید اطلاعات مالیاتی تخلفات مالیاتی یا مشکلات ثبت‌نام) فاکتورهای صادر شده توسط او معتبر نخواهند بود.
چگونه از این مشکل جلوگیری کنیم؟
- به‌صورت منظم وضعیت کارپوشه خود را بررسی کنید و مطمئن شوید که فعال است.
- در صورت مشاهده پیام‌های هشدار از سامانه فوراً اقدامات لازم برای رفع مشکل را انجام دهید.
- اطلاعات مالیاتی خود را در سامانه به‌روز نگه دارید تا دچار مسدودی کارپوشه نشوید.
۵. صورتحساب‌های صادر شده خارج از سامانه مودیان
از ابتدای دی‌ماه ۱۴۰۴ تمامی صورتحساب‌های مالیاتی باید در سامانه مودیان ثبت شوند. صورتحساب‌هایی که خارج از این سامانه صادر شوند از نظر سازمان مالیاتی معتبر نیستند و به‌عنوان هزینه‌های قابل قبول مالیاتی شناخته نخواهند شد.
چگونه از این مشکل جلوگیری کنیم؟
- تمام صورتحساب‌های خود را تنها از طریق سامانه مودیان یا نرم‌افزارهای واسط تأییدشده صادر کنید.
- در صورت استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری اطمینان حاصل کنید که آنها به سامانه مودیان متصل هستند و اطلاعات را به‌درستی ارسال می‌کنند.
- مشتریان و همکاران خود را نیز آگاه کنید که تمامی فاکتورها باید از طریق سامانه رسمی صادر شوند.
۶. ثبت اشتباه در اطلاعات مالیاتی و مالی
یک اشتباه رایج دیگر ورود نادرست اطلاعات مالیاتی در هنگام صدور فاکتور است. برخی از مهم‌ترین خطاهایی که ممکن است منجر به رد فاکتور شوند شامل موارد زیر است:
- درج اشتباه میزان مالیات بر ارزش افزوده
- عدم تطابق مبلغ نهایی فاکتور با جزئیات ارائه شده
- ثبت اشتباه تاریخ معامله یا شماره فاکتور
- ثبت نادرست شناسه کالا یا خدمات
چگونه از این مشکل جلوگیری کنیم؟
- تمامی اطلاعات مالیاتی را چندین بار قبل از ارسال بررسی کنید.
- از نرم‌افزارهای مالی و حسابداری که امکان بررسی خودکار دارند استفاده کنید.
- در صورتی که متوجه اشتباه در فاکتور شدید قبل از ارسال آن به سازمان مالیاتی اصلاحات لازم را انجام دهید.
پیامدهای رد شدن فاکتور در سامانه مودیان
رد شدن فاکتور در سامانه مودیان میتواند پیامدهای جدی برای کسب‌وکارها به همراه داشته باشد. این پیامدها نه‌تنها بر خریدار و فروشنده تأثیر می‌گذارند بلکه می‌توانند مشکلات مالی و مالیاتی ایجاد کرده و موجب جریمه‌های سنگین شوند. در این بخش مهم‌ترین تبعات رد شدن فاکتور را بررسی می‌کنیم و توضیح می‌دهیم که چگونه این مشکلات می‌توانند بر فعالیت‌های اقتصادی تأثیر بگذارند.
۱. از دست رفتن اعتبار مالیاتی خریدار
یکی از مهم‌ترین مشکلاتی که در اثر رد شدن فاکتور در سامانه مودیان رخ می‌دهد از دست رفتن اعتبار مالیاتی خریدار است. اعتبار مالیاتی به این معناست که مالیات بر ارزش افزوده‌ای که خریدار پرداخت کرده است از بدهی مالیاتی او کسر می‌شود. در صورتی که فاکتور او رد شود دیگر نمی‌تواند این مالیات پرداختی را به‌عنوان اعتبار مالیاتی استفاده کند و در نتیجه باید مبلغ بیشتری به سازمان مالیاتی پرداخت کند.
چرا این موضوع مهم است؟
- هزینه‌های مالیاتی خریدار افزایش می‌یابد زیرا مالیات بر ارزش افزوده پرداختی او دیگر قابل کسر از مالیات‌هایش نیست.
- کسب‌وکارهایی که مواد اولیه یا کالاهای موردنیاز خود را از فروشندگان مختلف خریداری می‌کنند در صورت رد شدن فاکتورهایشان مالیات بیشتری می‌پردازند و این موضوع باعث افزایش هزینه‌های تولید و قیمت نهایی کالا می‌شود.
- در مواردی که خریدهای زیادی انجام شده اما فاکتورها در سامانه تأیید نشده‌اند خریدار مجبور می‌شود تمامی مالیات را از جیب خود بپردازد.
چگونه از این مشکل جلوگیری کنیم؟
- قبل از انجام معامله مطمئن شوید که فروشنده در سامانه مودیان ثبت شده و کارپوشه او فعال است.
- اطلاعات فاکتور را قبل از تأیید نهایی بررسی کنید تا از صحت اطلاعات آن اطمینان حاصل کنید.
- در صورت رد شدن فاکتور از فروشنده بخواهید اطلاعات را اصلاح و فاکتور جدیدی صادر کند.
۲. اعمال جرائم مالیاتی برای فروشنده و خریدار
سامانه مودیان دارای قوانین سخت‌گیرانه‌ای برای صدور تأیید و ثبت فاکتورها است. در صورتی که یک فاکتور رد شود بسته به دلیل رد شدن آن سازمان مالیاتی ممکن است برای فروشنده و حتی خریدار جریمه مالیاتی در نظر بگیرد.
جرائم احتمالی برای فروشنده
- جرائم عدم ثبت فاکتور در سامانه مودیان: اگر فروشنده فاکتور را خارج از سامانه مودیان صادر کند یا آن را به‌درستی ثبت نکند مشمول جریمه مالیاتی می‌شود.
- عدم رعایت سقف مجاز فروش: اگر فروشنده از حد مجاز فروش تعیین‌شده در سامانه مودیان عبور کند ممکن است با محدودیت‌های مالیاتی یا حتی مسدود شدن حساب کاربری مواجه شود.
- ثبت اطلاعات نادرست: اگر اطلاعات فاکتور (مانند مبلغ معامله میزان مالیات بر ارزش افزوده شناسه ملی و…) به اشتباه وارد شده باشد سازمان مالیاتی میتواند جریمه‌هایی برای فروشنده اعمال کند.
جرائم احتمالی برای خریدار
- اگر خریدار فاکتوری را تأیید کند که بعداً رد شود یا دارای اطلاعات نادرست باشد ممکن است مشمول جریمه مالیاتی شود.
- در برخی موارد سازمان مالیاتی از خریدار درخواست ارائه مستندات می‌کند. اگر مستندات کافی ارائه نشود اعتبار مالیاتی او لغو شده و باید مالیات بیشتری پرداخت کند.
چگونه از این مشکل جلوگیری کنیم؟
- دقت در ثبت اطلاعات: فروشنده باید اطلاعات فاکتور را به‌درستی وارد کند تا دچار مشکل نشود.
- پیگیری از سوی خریدار: اگر فاکتور در سامانه رد شد خریدار باید در سریع‌ترین زمان ممکن از فروشنده درخواست اصلاح فاکتور کند.
- مشورت با حسابداران و مشاوران مالیاتی: اگر از جزئیات قوانین مالیاتی مطمئن نیستید بهتر است از مشاوران مالیاتی یا حسابداران حرفه‌ای مشورت بگیرید.
3. ایجاد مشکل در تنظیم اظهارنامه مالیاتی
یکی از مشکلات بزرگ رد شدن فاکتور در سامانه مودیان ایجاد مشکل در تنظیم اظهارنامه مالیاتی است. در پایان هر دوره مالیاتی کسب‌وکارها باید اظهارنامه مالیاتی خود را به سازمان امور مالیاتی ارائه دهند. این اظهارنامه شامل فهرست معاملات میزان درآمد میزان مالیات پرداختی و اعتبار مالیاتی است.
مشکلاتی که رد شدن فاکتور ایجاد می‌کند:
- عدم امکان استفاده از اعتبار مالیاتی: خریدار نمی‌تواند مالیاتی را که پرداخت کرده است از بدهی مالیاتی خود کسر کند.
- افزایش مبلغ مالیات پرداختی: اگر اعتبار مالیاتی خریدار پذیرفته نشود مبلغ مالیات نهایی او افزایش می‌یابد.
- ایجاد مغایرت در اطلاعات مالیاتی: اگر تعداد زیادی از فاکتورها رد شده باشند اطلاعات اظهارنامه مالیاتی ممکن است با داده‌های سازمان مالیاتی همخوانی نداشته باشد و باعث بررسی‌های مالیاتی بیشتر و حتی حسابرسی دقیق‌تر سازمان مالیاتی شود.
چگونه از این مشکل جلوگیری کنیم؟
- پیگیری رد شدن فاکتور در همان زمان وقوع: اگر فاکتوری رد شد سریعاً آن را اصلاح کنید و منتظر نمانید تا زمان ارسال اظهارنامه برسد.
- بررسی و تطبیق اطلاعات قبل از ارسال اظهارنامه: حسابداران باید قبل از ارسال اظهارنامه اطلاعات را با سامانه مودیان مقایسه کنند تا مغایرتی وجود نداشته باشد.
- ثبت دقیق اطلاعات مالی و مالیاتی: رعایت اصول صحیح حسابداری و استفاده از نرم‌افزارهای معتبر مالیاتی باعث کاهش خطاها می‌شود.
راهکارهای جلوگیری از رد شدن فاکتور در سامانه مودیان
برای اینکه از مشکلات ناشی از رد شدن فاکتور در سامانه مودیان جلوگیری کنید باید از ابتدا اصول ثبت صورتحساب را به‌درستی رعایت کنید. در این بخش به مهم‌ترین راهکارهایی که می‌توانند از رد شدن فاکتور جلوگیری کنند می‌پردازیم. این راهکارها به شما کمک می‌کنند تا بدون نگرانی از جرائم مالیاتی و از دست رفتن اعتبار مالیاتی صورتحساب‌های خود را با اطمینان در سامانه مودیان ثبت کنید.
۱. بررسی اطلاعات صورتحساب قبل از تأیید
یکی از مهم‌ترین دلایل رد شدن فاکتور وجود اشتباه در اطلاعات ثبت‌شده است. ممکن است مبلغ معامله میزان مالیات بر ارزش افزوده شناسه ملی خریدار یا فروشنده یا سایر اطلاعات نادرست وارد شده باشد. اگر این اطلاعات با واقعیت مغایرت داشته باشد سازمان مالیاتی میتواند فاکتور را رد کند و این موضوع برای هر دو طرف معامله مشکل ایجاد می‌کند.
چگونه از این مشکل جلوگیری کنیم؟
- قبل از تأیید فاکتور تمامی اطلاعات را چک کنید.
- از درستی شناسه ملی و اطلاعات مالیاتی طرف معامله اطمینان حاصل کنید.
- در صورت وجود اشتباه قبل از ثبت نهایی از فروشنده درخواست اصلاح فاکتور کنید.
- از نرم‌افزارهای مالی استفاده کنید که امکان بررسی صحت اطلاعات را قبل از ارسال فاکتور فراهم می‌کنند.
۲. تعامل با فروشندگان برای دریافت صورتحساب معتبر
گاهی اوقات خریدار به دلیل عدم تعامل مناسب با فروشنده دچار مشکل در دریافت فاکتور معتبر می‌شود. اگر فروشنده اطلاعات را ناقص وارد کند یا فاکتور را خارج از سامانه مودیان صادر کند خریدار نمی‌تواند اعتبار مالیاتی خود را حفظ کند و این موضوع باعث افزایش هزینه‌های مالیاتی او خواهد شد.
چگونه این مشکل را حل کنیم؟
- همیشه از فروشندگانی خرید کنید که در سامانه مودیان ثبت شده‌اند.
- قبل از انجام معامله از فروشنده بخواهید فاکتور را مطابق قوانین سامانه مودیان صادر کند.
- در هنگام خرید شماره صورتحساب و اطلاعات آن را بررسی کنید تا مطمئن شوید که صورتحساب به درستی در سامانه ثبت می‌شود.
- اگر فاکتور ثبت نشده یا اشتباهی در آن وجود دارد سریعاً با فروشنده تماس بگیرید و درخواست اصلاح دهید.
۳. استفاده از نرم‌افزارهای واسط برای صدور صحیح صورتحساب
امروزه بسیاری از کسب‌وکارها برای ثبت صورتحساب‌های خود از نرم‌افزارهای حسابداری و مالی استفاده می‌کنند. برخی از این نرم‌افزارها به‌طور مستقیم با سامانه مودیان در ارتباط هستند و به شما کمک می‌کنند که بدون نیاز به ورود دستی اطلاعات فاکتورهای خود را ثبت کنید.
چرا استفاده از نرم‌افزارهای واسط اهمیت دارد؟
- احتمال بروز خطای انسانی در ثبت اطلاعات را کاهش می‌دهد.
- فاکتورها را به‌صورت خودکار در سامانه مودیان ثبت می‌کند.
- اطمینان حاصل می‌شود که تمامی اطلاعات مالیاتی به‌درستی در فاکتور درج شده است.
- در زمان و هزینه کسب‌وکارها صرفه‌جویی می‌شود.
۴. نظارت مستمر بر کارپوشه مالیاتی
کارپوشه مالیاتی یکی از بخش‌های اصلی سامانه مودیان است که اطلاعات تمامی فاکتورهای ثبت‌شده تأیید یا رد شده را نمایش می‌دهد. اگر نظارت کافی بر این کارپوشه نداشته باشید ممکن است فاکتورهای مهم شما بدون اطلاع رد شوند و دچار مشکلات مالیاتی شوید.
چگونه از این مشکل جلوگیری کنیم؟
- حداقل هفته‌ای یک‌بار وارد سامانه مودیان شوید و وضعیت فاکتورهای خود را بررسی کنید.
- اگر فاکتوری رد شده سریعاً علت آن را بررسی کنید و اقدامات لازم را انجام دهید.
- اگر متوجه شدید که برخی فاکتورها هنوز تأیید نشده‌اند از طرف مقابل (خریدار یا فروشنده) پیگیری کنید.
- در صورت مشاهده مغایرت اطلاعات را بررسی کرده و برای اصلاح فاکتور اقدام کنید.
۵. تطبیق معاملات با قوانین مالیاتی جدید
قوانین مالیاتی ممکن است در هر سال تغییر کنند و اگر شما از آخرین قوانین اطلاع نداشته باشید ممکن است فاکتورهای شما به دلیل عدم رعایت این قوانین رد شوند. برای مثال ممکن است سازمان مالیاتی در سال جدید برخی معافیت‌های مالیاتی را حذف کند یا نرخ‌های مالیاتی را تغییر دهد.
ارسال مجدد فاکتور رد شده در سامانه مودیان
یکی از چالش‌های اصلی در سامانه مودیان نحوه اصلاح و ارسال مجدد فاکتورهایی است که به هر دلیلی رد شده‌اند. زمانی که یک فاکتور رد می‌شود فروشنده اجازه ندارد همان فاکتور را مجدداً ارسال کند بلکه باید آن را از طریق روش‌های تعیین‌شده اصلاح کند.
اگر مغایرت اساسی در فاکتور وجود نداشته باشد فروشنده میتواند یک صورتحساب اصلاحی صادر کند. این روش زمانی قابل استفاده است که مشکل جزئی باشد و نیازی به ابطال کامل فاکتور نباشد.برای صدور وصترحساب فروشنده اطلاعات فاکتور قبلی را بررسی کرده و موارد اشتباه را اصلاح می‌کند و یک صورتحساب اصلاحی صادر می کند سپس این صورتحساب را برای خریدار مجدد ارسال می کند.در صورتی که خریدار صورتحساب جدید را تأیید کند فاکتور قبلی به‌طور خودکار باطل خواهد شد.
اما در صورتی که خطای اساسی در فاکتور وجود داشته باشد مانند تغییر در مبلغ نوع کالا یا خدمت اطلاعات هویتی خریدار یا مالیات بر ارزش افزوده فروشنده باید فاکتور قبلی را کاملاً ابطال کند و یک فاکتور جدید صادر نماید
برای ابطال صورتحساب ابتدا فروشنده درخواست ابطال فاکتور رد شده را در سامانه ثبت می‌کند پس از تأیید ابطال یک فاکتور جدید با اطلاعات صحیح صادر می‌شود و برای خریدار ارسال می شود پس از تأیید خریدار این فاکتور جایگزین فاکتور رد شده خواهد شد
در صورتی که برای ارسال صورتحساب از نرم افزار واسط سامانه مودیان استفاده میکنید می توانید بر روی تمامی فاکتورهای خود به صورت متمرکز نظارت داشته باشید و در صورتیکه فاکتوری رد شده باشد میتوانید دلیل رد شدن را در داشبورد خود مشاهده نمائید. از جمله نرم افزارهای واسطی که مورد توجه مودیان واقع شده است می توان به حسابدار اپ سپیدار کاریا حساب هوفر مالیتور فرداد و … اشاره کرد. برای تهیه ی هریک از نرم افزارهای میتوانید به وبسایت آنها مراجعه کنید و بعد از مشاده ی ویژگی ها و قیمت نرم افزارها اقدام به خرید آنها نمائید.